Jeden Tag musste das Autoviva-Team CSV-Dateien manuell aus seinem internen Werkstattmanagementsystem exportieren, diese in Excel bereinigen und dann manuell in das Smart-Keybox-System von Glutz hochladen. Diese manuelle Synchronisierung nahm wertvolle Verwaltungszeit in Anspruch und barg ein hohes Risiko für Eingabefehler.
Kunde
Autoviva
Rolle
Technischer Leitung & Architektur
Dienstleistungen
Systemintegration
Wir haben uns mit dem zukunftsorientierten Autohaus autoviva AG zusammengetan, um dessen System zur Verwaltung physischer Schlüssel in eine intelligente, automatisierte digitale Lösung umzuwandeln. Durch die Abkehr von manuellen Abläufen haben wir eine individuelle Integration entwickelt, die die zentrale Werkstattplattform des Unternehmens mit der physischen Sicherheitsinfrastruktur verbindet und es dem Unternehmen ermöglicht, umfangreiche Wartungsarbeiten mit maximaler betrieblicher Effizienz abzuwickeln.
Das Hauptproblem ergab sich aus einem massiven administrativen Engpass, bei dem die Mitarbeiter täglich CSV-Dateien manuell aus dem Werkstattmanagementsystem exportieren, in Excel bearbeiten und wieder in die Schlüsselbox-Software hochladen mussten. Diese sich wiederholende Datenbearbeitung verschwendete wertvolle Arbeitszeit im technischen und administrativen Bereich, die eigentlich für Kernaufgaben hätte genutzt werden sollen. Darüber hinaus barg die Abhängigkeit von manuellen Datenübertragungen ein ständiges Risiko für Eingabefehler, Verzögerungen oder Datenabweichungen zwischen aktiven Arbeitsaufträgen und den physischen Schlüsselberechtigungen.
Unser Ziel war es, menschliches Eingreifen vollständig zu vermeiden, indem wir eine direkte, automatisierte Verbindung zwischen der internen Werkstattverwaltungssoftware und dem intelligenten Schlüsselkastensystem von Glutz herstellten. Wir machten uns daran, einen schnellen Hintergrundsynchronisationskreislauf einzurichten, um Bestellungen und Mitarbeiterzugangscodes nahezu in Echtzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Letztendlich musste das System ein Maximum an Sicherheit und Geschwindigkeit bieten, damit Mechaniker mithilfe automatisierter Bestellcodes oder sicherer Mitarbeiter-Backups sofort und reibungslos auf die richtigen Fahrzeugschlüssel zugreifen können.
Wir haben die Systemarchitektur übernommen und eine kundenspezifische API-Verbindung entwickelt, die eine direkte Brücke zwischen der internen Werkstattsoftware von autoviva und dem Glutz-Schlüsselkasten-Ökosystem schlägt. Diese Konfiguration sorgt für einen hochfrequenten Synchronisationszyklus, der alle paar Minuten automatisch im Hintergrund abläuft, wodurch die manuelle Bearbeitung von CSV-Dateien entfällt.
Um absolute Zuverlässigkeit zu gewährleisten, führten wir gemeinsam mit dem autoviva-Team eine iterative Testphase direkt in der Live-Werkstattumgebung durch. Diese gemeinsamen Tests ermöglichten es uns, den Zugangsworkflow für die Mechaniker vor der Bereitstellung zu optimieren, was zu einer 100-prozentigen Systemstabilität beim Start führte und den gesamten Schlüsselverwaltungsprozess auf Autopilot stellte.